8 עצות מצוינות לניהול זמן נכון - חלק ב'
5. זמנים מתים?
תתפלא לגלות כמה אתה משיג רק על ידי מילוי 'החורים' ביום שלך.
מישהו מאחר לישיבה? אין בעיה, לך יש זמן להתעדכן בעיתון המקצועי האהוב עליך.
מחכה בתור לרופא או למוסך? הצטייד בחומר קריאה.
זה לא חייב להיות חומר קריאה מקצועי אלא גם דברים שפשוט מעניינים אותך.
גם את זמן הנסיעה ברכב אפשר לנצל בצורה יעילה יותר, לטובת הקשבה לקלטות לימודיות שונות, או אפילו לספרי-אודיו.בסוף היום תרגיש יעיל ופרודוקטיבי כשתדע שהיום הספקת לא רק לעבוד, אלא גם ללמוד, להתעדכן ולהתפתח.
6. בצע הערכות מצב
עבודה היא תהליך דינאמי. עבודה דחופה היום הופכת למשנית מחר - חבר המנהלים הקפיא את הפרויקט, ההקשר השתנה ועוד. משימות חדשות נכנסות כל העת ו"משבשות" את סדר הקדימויות שלך. לכן, בדוק ועדכן את התכנון שלך מעת לעת.
7. הבטח פחות, עשה יותר
כמה פעמים ניסית להיות נחמד והבטחת לעשות משהו בקצב שלא יכולת לעמוד בו?, אחר כך לא הספקת, עבדת בלחץ, נשארת שעות נוספות ולא עמדת במועד הסופי, עד שבסוף לא רק שהיית תשוש ועצבני אלא שגם כעסו עליך שלא עמדת במועד שהוגדר?
כדי להימנע ממצבים אלו, הקצב לכל פעילות זמן ממושך יותר מהזמן שאתה מעריך שאתה זקוק לו. בצורה כזו תשאיר לעצמך זמן רזרבי למקרה של סוגיות בלתי צפויות (שתמיד צצות) ותוכל לבצע את העבודה בצורה רגועה ואיכותית.
בסופו של דבר, לא רק שהעבודה שלך תהיה נעימה וטובה יותר אלא גם יהיו מרוצים ממך יותר.
אגב אל תשכח להקצות זמן גם לתכנון הזמן שלך!
נותר לך זמן חופשי? נצל אותו לדברים חשובים כמו עיון בספרות מקצועית או טיפוח קשרים חברתיים.
אמור במפורש מה אתה לא עושה
אתה לא נמדד על המשימה הזו?
המשימה לא מתאימה לכישוריך?
סרב והסבר מדוע.
אחרי שאמרת, ייתכן שיסרבו לך, אבל לפחות יידעו מה רצונותיך, ובפעם הבאה זה יהיה כבר ברור וידוע.
גם אם סירבו לבקשתך, אפשר וצריך לסרב שוב.
8. עת לכל משימה
תכנן את לוח הזמנים שלך באופן שמותאם לאופי שלך ולאופי העבודה.
אתה לא טיפוס של בוקר? המנע מפגישות חברתיות לשעות הבוקר.
מתקשה להתרכז בסביבה רועשת? אל תקבע לעצמך משימות מורכבות לשעות סואנות במשרד.
אם אתה מעוניין לזהות את העת המתאימה לכל פעילות, במהלך הימים הבאים נהל רישום אישי מדויק ומפורט של כל פעילויותיך בהתאם לשדות המופיעים בטבלה המצורפת:
| שעת רישום | פעילות | תחושה בזמן פעילות | מצב סביבת עבודה | פרודוקטיביות |
| 10:00 | ישיבת צוות | לקראת התעוררות J | רועש | מצוין! נרשמו פריצות דרך. |
| 11:00 | כתיבת מסמך תכנון | ריכוז גבוה | הומה+טלפונים | נמוכה. מסקנה: שעה מתאימה לכתיבה אבל צריך למצוא חדר שקט, לנעול את המשרד ולשים שלט – נא לא להפריע |
| 12:30 | ארוחת צהריים | היית כבר רעב מדי | | מסקנה: לאכול מוקדם יותר |
| 18:00 | בדיקת מיילים | עייפות גבוהה | שקט | מצוין |
לבסוף, הנה יג מצוות כלליות לניהול הזמן ביום:
א. כותב קוד או מטפל בבאגים? עשה זאת בשעות בהן רמת הערנות גבוהה ורמת ההפרעות נמוכה.
ב. עובד עם תוכנות האופיס? אל תעבוד על כמה מסמכים בו זמנית. עבודה טורית תוך השלמת משימה אחר משימה תשיג תוצאה טובה הרבה יותר. עדיף לבצע בשעות בהן רמת ההפרעות נמוכה.
ג. בדיקת אי-מייל? הפעל את חוק 'הריכוז' – אל תבדוק אי-מייל כל שתי דקות. פעמיים ביום לבדיקת דואר הנה תדירות סבירה לבדיקה. על מנת לבדוק ולהשיב לדואר לא צריך להיות ערני או חריף במיוחד. השעות שלאחר ארוחת הצהריים ושעות הערב הנן שעות סבירות לכך.
ד. אם אתה אחד מאותם אנשים שפשוט חייבים לענות לחלק מהמכתבים, אתה יכול להיעזר במערכת ה- Outlook: ה'מסייע' מחוץ למשרד מאפשר לך להפעיל שירות שיענה אוטומאטית לכל מי ששולח לך דואר בהודעה כשאינך נמצא במשרד או כאשר אתה מעוניין להתרכז במשימה אחרת. ביכולתה של פונקציה זו לענות על מכתבים חשובים או כאלו שאתה מצפה להם (למשל משולח מסוים, עם תוכן מסוים, בנושא מסוים) בתגובה אותה הכנת מראש. שימוש בפעולת 'סדר' מאפשרת לך להעביר אוטומאטית הודעות פחות חשובות לתיקיה אותה תגדיר כתיקיה שאתה בודק רק פעם ביום (הודעות פחות חשובות יוגדרו על פי זהות השולח, או האם נשלחו רק אליך). כך יוותרו Inbox-ב רק ההודעות החשובות. אפשרות אחרת היא להשתמש בסדר על מנת לצבוע בצבע שונה הודעות שנשלחו רק אליך או הודעות שנשלחו ממישהו מסוים ממנו אתה מצפה למכתב. כך תוכל להבחין בין המכתבים החשובים לדואר הפחות דחוף.
ה. שיחות טלפון? שוב, השתמש בחוק הריכוז. אל תפזר את השיחות בצורה שתפריע לרציפות העבודה. בצע אותן בשעות בהן אתה עוסק במלאכות שלא חייבות להיות רציפות ובשעות בהן רוב האנשים נמצאים בעבודה. אל תתקשר בשעות שאתה עצבני או עייף. אמור לאנשים להתקשר אליך בשעות אותן אתה מקצה לביצוע שיחות. אם יש לך מזכירה, אמור לה לסנן שיחות ולומר לאנשים להתקשר בשעות שהקצית לשיחות (שיכולות להיות גם זמן התיוק, סידור ופעילויות אחרות הדורשות רמת ריכוז נמוכה).
ו. התעדכנות במידע באתרים שונים באינטרנט - ניתן לבצע בסוף היום. לא להגזים בתדירות הבדיקות. אפשר גם להתקין תוכנה שמיידעת אותך על עדכונים.
ז. הדרכת לקוחות ועובדים - הסבר הוראותיך בבהירות ובאסרטיביות שלא תצטרך לבזבז זמן על ויכוחים או הסברים נוספים.
ח. ארוחת צהריים -הקפד הקפדה יתרה על הארוחה שלך. אם אתה מרגיש רעב כמה שעות לפני, הקדם את ארוחת הצהריים. מצד שני, אל תחזור למשרד מפוטם. בדוק איזו השפעה יש לסוגי מזון שונים עליך. לדוגמה, אכילת ירקות ופירות במהלך יום העבודה מרעננת לרוב.
ט. תוכנה חדשה? שינוי טכנולוגי? בקש שהשינוי יתבצע בסוף היום. כך אתה יכול ללכת ולא לבזבז את הזמן בציפייה לתיקון. אם יש סיבוכים, אתה לא צריך לחכות זמן רב אלא לחזור לאחר התיקון. מוכרח להתלוות למתקינים? נצל את זמנך לקריאת חומר מקצועי מספרים או מגזינים שאספת בנושא.
י. סידור סביבת העבודה - שולחן עבודה לא מסודר מקשה על חשיבה מסודרת וממוקדת. שולחן מאורגן מבהיר לך מה עומד בפניך וגורם לך להתרכז במשימה שמולך.
יא. שיחות חולין – אל תזניח אותן - הן חשובות להיכרות עם הפוליטיקה המשרדית. יחד עם זאת, אל תשקיע יותר מחצי שעה ביום על שיחות חולין, ונסה שלא לקיים אותן בשעות בהן אתה מרוכז.
יב. משימות חירום שונות - פעמים רבות העבודה מתעכבת משום גורמים דחופים שמופיעים לפתע ודורשים טיפול. הקצה לעצמך זמן לבלת"מים (בלתי מתוכנן מראש). זכור שלא כל מצב בעייתי מחייב טיפול מיידי או טיפול שלך (זוכר? רק מה שמקדם אותך לעבר השגת המטרות הגדולות).
יג. תקוע? לא מצליח לפצח משימה? דחה אותה למועד אחר. לעיתים, המוח מתעייף מחשיבה מסוג מסוים. לעיתים המוח זקוק לזמן 'דגירה'.