על GTD ועל ייעול העבודה

GTD, ראשי תיבות של Getting Things Done, היא שיטת ניהול פופולרית שפותחה על ידי דיוויד אלן, השיטה מבוססת על שלושה עקרונות מרכזיים – עיבוד מהלך העבודה, מסגרת עבודה לפי שש רמות מיקוד ושיטת התכנון הטבעי. בשיטה החדשנית של דיוויד אלן העיקרון הוא שכל אדם צריך להציב את המשימות שעליו לבצע במקום חיצוני ולא להחזיק אותן בראשו, כך למעשה משחררים את המוח מהצורך לזכור את כל המשימות שיש לבצע וקל יותר להתמקד בביצוען.

מתודולוגיה חדשנית לייעול העבודה

עובדי הייטק כמו גם עובדים בענפים אחרים במשק מתמודדים עם אתגרים רבים במהלך העבודה, עליהם לענות למיילים, לשלוח הודעות חשובות לעובדים אחרים בארגון, להתפנות לבקשות ולדרישות מהלקוחות, להיות בקשר רציף עם המנהלים ועוד. לכן, רוב העובדים כיום סובלים מלחץ רב בעבודה וממתח נפשי הגורם לעומס רב, לתחלואה גבוהה ולפגיעה בפריון העבודה.

כדי להפחית עומס ולחץ במהלך העבודה ועל מנת לייעל את העבודה בארגון כדאי להכיר את המתודולוגיה של שיטת GTD, השיטה משנה את הרגלי היום יום ומסייעת בניהול זמן ומשימות, בייעול העבודה תוך התמקדות בנושאים החשובים ביותר ובהתאם למשימות ולהתחייבויות שיש לבצע בזמן.

כדי לייעל את העבודה ולהשיג שליטה ופרספקטיבה נכונה, דיוויד אלן מציע חמישה שלבים לעיבוד תהליך העבודה, השלבים הם איסוף המשימות, הרעיונות והפעולות שיש לבצע אשר מאוחסנות בראש שלנו אל תוך סל, אותו מרוקנים בקביעות, עיבוד הפריטים שריכזנו בסל לפי חוק שתי הדקות, ארגון הרשימות והפעולות הדורשות התייחסות, סקירה יומית של רשימת הפעולות והמשימות, וביצוע המשימות ללא דחיה ובדרך נוחה, מהירה ופשוטה ככל הניתן.

התמקדות ברמות שונות

דיוויד אלין מציע בשיטת ניהול הזמן והמשימות שלו מודל המבוסס על שש דרגות מיקוד, מלמטה למעלה. דרגות המיקוד בשיטת GTD הן:

• פעולה נוכחית
• פרויקט נוכחי
• תחום אחריות
• הגדרת מטרות שנתיות
• תוכנית הכוללת חזון לחמש שנים
• קביעת מטרות לחיים

דיוויד אלן מציין כי ניתן ליישם את המודל שלו בקלות ובנוחות, ללא צורך בשינוי מהותי בחיים. לדבריו, אפשר לרשום את המשימות והפרויקטים על דף נייר או במחברת, עם זאת יש לא מעט תוכנות מתקדמות טכנולוגית הפועלות על פי עקרונות שיטת ה-GTD, כאשר חלק מהתוכנות הייעודיות הפכו לפופולריות מאוד בקרב עובדים ומנהלים בחברות הייטק.

חשוב לזכור כי עבודה בעולם ההייטק נחשבת לתובענית מאוד מאחר וצוותי הפיתוח עובדים בצוותים ועליהם לעמוד במשימות רבות לפי לוחות זמנים מוגדרים מראש. אם מנסים לזכור את כל המשימות היומיות שיש לבצע בראש קשה מאוד להתרכז ולהתמקד בביצוע העבודה עצמה, ופריון העבודה נפגע.

בשורה התחתונה, שיטת ה-GTD נחשבת ליעילה מאוד, זהו כלי פרודוקטיבי שיכול לסייע לכל עובד או מנהל להפיק את המיטב מעבודתו ומעצמו, וקל ליישם את המתודולוגיה ולייעל את העבודה, אך יש להתמיד עם המודל כדי להשיג את השינוי הרצוי.