ניהול זמן אפקטיבי במשרד

האם יש טכניקות יעילות לניהול זמן אפקטיבי במשרד? מדוע חשוב ליישם שיטות יעילות בעבודה לניהול זמן אפקטיבי? כיצד ניהול זמן אפקטיבי במשרד יסייע לכם בעבודה? 

זמן הוא המשאב היקר ביותר בחיי כל אדם, זהו משאב חשוב המסייע לנו בניהול חיינו השוטפים, ובניהול המשימות והמטלות שעלינו לבצע בעבודה. מאחר ולרשותנו רק 24 שעות ביממה, וכיוון שאנו מבלים במשרד לפחות 8 או 9 שעות, 5 ימים בשבוע, עלינו לנהל את הזמן שלנו במשרד בצורה אפקטיבית ויעילה. כך נוכל לעמוד בכל המשימות שעלינו לבצע, תוך זיהוי משימות דחופות שיש להעניק לכם עדיפות, ותוך הימנעות מפעולות והפרעות שונות הגורמות להסחת דעת ולבזבוז זמן יקר. 

אגב, ניהול זמן אפקטיבי הוא אחד הנושאים החשובים ביותר לעובדים בחברות הייטק, בגלל סגנון העבודה, ריבוי המשימות והעבודה בצוותים. לפניכם מספר כללים וטיפים שיסייעו לכם לנהל באפקטיביות את הזמן שלכם במשרד.

תהליך תכנון וקבלת החלטות

ישנם שני גורמים עיקריים המשפיעים על ניהול זמן: 

• גורמים מתוכננים – גורמים כמו מטלות ומשימות הידועות מראש.
• גורמים בלתי מתוכננים – גורמים חיצוניים ו/או פנימיים המשפיעים לרעה על ניהול אפקטיבי של הזמן במשרד, למשל פגישות לא מתוכננות, לקוחות המגיעים ללא תיאום מראש, טלפונים, הודעות ותכתובות, ציוד חסר וכדומה.

הבסיס לניהול אפקטיבי של הזמן במשרד מבוסס על תכנון והצבת יעדים, לכן חשוב להקפיד על תהליך נכון של קבלת החלטות בזמן העבודה. מומלץ לקבוע מראש את היעדים והמשימות שיש לבצע, תוך התייחסות לאילוצים שונים והחלטה לגבי קדימות ודחיפות של המשימות השונות. כדאי לארגן את המשימות לפי סדר ביצוען ובהתאם למסגרת הזמן ותאריכי היעד הידועים ונקבעים מראש.

רשימת משימות To do list

בין אם אתם עובדים בחברת הייטק ובין אם אתם עובדים במשרד עורכי דין, רואי חשבון או אדריכלים, חשוב להקפיד על ניהול זמן יעיל, נכון ואפקטיבי. כדי לשפר משמעותית את ניהול הזמן שלכם במשרד מומלץ להכין רשימת משימות כללית ולציין מהי הדחיפות של כל משימה. 

חשוב לזכור כי יש מטלות המחייבות זמן רב ויש מטלות מהירות שניתן לסיים תוך זמן קצר. לכן, הרשימה חייבת לכלול משימות חשובות שחובה עליכם להשלים היום או במהלך השבוע, ומטלות פחות דחופות וקלות יותר. מומחים לניהול זמן ממליצים לכלול ברשימה היומית לפחות 6 משימות, ביניהן 3-4 מטלות חשובות, וכדאי להתחיל במשימות הדחופות והחשובות יותר כדי לסמן וי עליהן, ולמעשה זוכים כך גם לאפקט פסיכולוגי מעודד כיוון שעומדים ביעדים.

הקצאת זמן לכל משימה 

לאחר שהכנתם רשימת משימות ויעדים (אגב, כדאי להכין משימות יומיות, שבועיות, חודשיות ושנתיות), כעת חשוב לקבוע זמן לכל משימה. מאחר וכל משימה מחייבת אתכם להקדיש לה זמן שונה, כדאי להקצות זמן ריאלי שיאפשר לכם להשלים את המטלות היומיות, אחרת המשימות שלא הושלמו יועברו למחר, ותיאלצו להתמודד עם לחץ רב ועיכובים.

אחד הטיפים החשובים הוא לא למהר ולהשלים את המשימות הקלות כדי לראות הרבה סימני וי ברשימת המטלות, מומלץ להקפיד על סדר עדיפויות והקצאת זמן נכונה לכל משימה. כמו כן, חשוב לשמור זמן גם למשימות הנחשבות לגונבות זמן ולאירועים שונים שאינם בשליטתכם, למשל מענה למיילים מלקוחות פוטנציאליים או ממנהלים בכירים בארגון, ישיבות לא מתוכננות, סידורים אישיים בלתי צפויים וכיוצא בזה.