8 עצות מצוינות על ניהול זמן נכון - חלק א'
ניהול זמן נכון ובצורה חכמה- כך תעשו זאת בהצלחה
חבל על הזמן – נעבור מיד לעצות שיעזרו לך לנהל את היממה בדרך האפקטיבית ביותר
תוכלו בקלות לייעל ולשפר את עבודתכם אם תקפידו על ניהול זמן נכון ותשמעו לעצות הבאות:
1. ניהול זמן- תכנון ארוך טווח
הקדש זמן לתכנון ובחירת משימות שעליך להשלים בתקופה נתונה. תכנון ארוך טווח יוצר מסגרת לכל פעולה יומיומית. אחרת איך תבדוק מה עליך לעשות ומה מיותר? אם יצוץ פתאום פיתוי (כמו השתלמות ארוכת טווח), איך תבדוק אם הוא מעכב אותך?
אתה לא מתבקש להיות נוקשה - אפשר 'לזרום' בדרך, בין יעד ליעד, אבל אם לא תסמן יעדים, לא תהיה לך אינדיקציה לגבי התקדמותך.
מעוניינים לשלוח קורות חיים באתר?
במידה ואינכם רשומים, מלאו את הטופס וצרפו קורות חיים בעמוד ההרשמה
2. פרק משימותיך לחלקים
פעמים רבות אנחנו דוחים טיפול במשימה משום שהיא מורכבת, ארוכה בביצועה וקשה לנו לתפוס אותה בדמיוננו.
"להרכיב את הכוננית על הקיר?!" אנחנו חושבים בעייפות. "אולי מחר..". אולם כאשר אנחנו מפשטים את המשימה לשלבים זה פשוט בהרבה. כל שעלינו לעשות הוא:
1. להביא את הכוננית, הפטיש, הברגים, הדיבלים והעיפרון.
2. להציב את הכוננית במיקום הרצוי.
3. לסמן בעפרון את המיקום הרצוי של הברגים וכו'.
איך תהפוך הר לעכבר? פשוט מאוד. פרק משימות גדולות שעומדות בפניך למטלות קטנות ואופרטיביות, קבע יעדים וזמנים לביצוע של כל מטלה ורשום לאילו משאבים אתה זקוק להשלמת כל מטלה.
3. תכנון יומי – קצר טווח
כל היום התמקדת במטלות לא-חשובות ודווקא למה שהיית מחויב לא נשאר לך זמן?
שוב דחית מטלה מסוימת – מורכבת או לא אטרקטיבית?
כדי להתגבר על דחיות אלו, התחל את היום בהגדרת יעדים. בכל בוקר הקדש מספר דקות להגדרת המטרות והיעדים של היום. תכנן כל דבר שאתה מתכוון לבצע והגדר זמני תחילה וסיום משוערים לכל מטלה. כשתרשום את הדברים, הם יהפכו למוחשיים ותרגיש מחויב להשלמתם.
לעניין זה מערכת ה- Outlook היא כלי עזר יעיל במיוחד. בתיקיית המשימות שנמצאת בסרגל השמאלי תוכל למפות את כל המשימות ולדרג אותן לפי סדר חשיבותן.
מערכת ה- Outlook מאפשרת לך גם לקבוע תאריכי יעד, לנהל רישום על התקדמות המשימה ולקבל עדכונים על התפתחויות של עובדים אחרים בפרויקט
4. זמן לכל תחומי החיים
אנשים רבים מתכננים רק את הזמן בו הם מתכוונים לעבוד ומקצים את הזמן הנותר לפעילויות אחרות, כמו פנאי או משפחה - בד"כ נשאר מעט מאוד זמן.
ניהול זמן נכון ויעיל פירושו לא רק שתספיק הרבה, אלא גם שתרגיש בנוח עם החיים שלך ועם הדרך שאתה מעביר את הזמן שלך. תכנן את הזמן שאתה רוצה להקדיש למשפחתך, לחבריך ולתחביביך, לא רק את הזמן למטלות בעבודה. הרבה יותר נעים להעביר את השעות בעבודה כשאתה יודע שתבלה את הערב עם המשפחה שלך (אתה בבית? התרחק מהמחשב הנייד והמנע משיחות עם הבוס או לקוח)
מחקרים רבים מלמדים שככל שעובדים יותר שעות, התפוקה, היעילות ויכולת הריכוז נפגמות. במילים אחרות, חלוקת הזמן בין תחומי החיים לא רק שלא פוגעת בעבודה, אלא שאם היא נעשית בצורה נכונה, היא משפרת את המצב הנפשי ותורמת לריכוז גבוה יותר ויצירתיות.
העבר את המסר הלאה - גם הממונה שלך הוא אדם שזקוק לחלוקה נכונה יותר של זמן היממה. לכן, אל תתנצל על שאתה אחראי לליווי הילד לחוג אחה"צ או לגן בבוקר.
לחלק ב' של המאמר >>